Manuale d'uso
Questo manuale d’uso accompagna l’utente nella configurazione e nell’utilizzo del gestionale.
La struttura del documento segue l’ordine delle sezioni presenti nel menu laterale, permettendo di individuare rapidamente le funzionalità descritte.
Utenti
Dal menu laterale selezionare Anagrafiche > Utenti.
La sezione mostra l’elenco completo degli utenti registrati nel gestionale.
Da qui è possibile:
consultare le informazioni principali di un utente, cliccando sul nome dell’utente;
creare una nuova scheda utente, selezionando il pulsante “+” posizionato in alto a destra;
accedere al dettaglio o alla modifica di un utente esistente, cliccando sull’icona Modifica (matita);
archiviare un utente, che sarà successivamente disponibile nella sezione Utenti > Archivio (vedi p. 3);
effettuare ricerche avanzate, utilizzando i filtri accessibili tramite l’apposita icona dei filtri;
- esportare l’elenco degli utenti in Excel o PDF.
Anagrafica
Nel form di inserimento o modifica di un utente, selezionando il tab Anagrafica (posizionato nella parte superiore della schermata), è possibile inserire e gestire tutte le informazioni personali e amministrative dell’utente.
In questa sezione vengono raccolti i dati necessari all’identificazione dell’utente e alla corretta gestione amministrativa, tra cui:
dati anagrafici;
residenza e domicilio;
documenti (carta di identità, tessera sanitaria, ecc.);
certificato medico, con indicazione della tipologia e della scadenza;
È inoltre possibile disabilitare l’invio delle ricevute via email solo per l’utente specifico (vedi p. 4.7).
Nel caso in cui l’utente sia minorenne, è necessario indicare e compilare i dati di almeno un genitore, che verrà utilizzato come destinatario delle ricevute emesse per i pagamenti (vedi p. 4.7).
Tesseramento
Nel tab Tesseramento è possibile indicare se l’utente è tesserato presso un ente o una federazione sportiva.
È necessario specificare:
- ente o federazione, selezionabile tra quelli precedentemente configurati in Impostazioni > Anagrafica > Tesseramenti;
- numero del tesseramento;
- data di accettazione;
- data di rilascio;
- disciplina sportiva, selezionabile tra quelli precedentemente configurati in Impostazioni > Anagrafica > Discipline.
Corsi e abbonamenti
In questa scheda è possibile associare all’utente:
- Corsi singoli: sono corsi le cui lezioni si svolgono in giorni e orari prestabiliti. Per questa tipologia è previsto il pagamento di una quota specifica associata al corso.
- Corsi personalizzati: permettono di definire giorno e orario delle lezioni in base alle esigenze dell’utente, come nel caso di una lezione privata con l’istruttore.
- Abbonamenti: prevedono il pagamento di una quota onnicomprensiva che consente l’accesso a una o più attività. In questo caso non è necessario selezionare un corso specifico, ma soltanto la tipologia di abbonamento acquistata, ad esempio un abbonamento open che consente l’accesso a tutte le attività.
I corsi e gli abbonamenti devono essere creati preventivamente nella sezione Impostazioni > Corsi (vedi p. 5), prima di poter essere selezionati e associati all’utente.
Dopo aver cliccato su “Aggiungi”, viene richiesto di selezionare la tipologia tra corso o abbonamento.
Se si sceglie corso, è necessario indicare se si tratta di un corso singolo o di un corso personalizzato.
Successivamente occorre compilare i campi relativi a:
Nome del corso
Livello
Frequenza dei pagamenti (mensile, trimestrale, annuale, ecc., in base a quanto definito nelle impostazioni di creazione del corso), per la quale viene proposto automaticamente il costo associato, comunque modificabile
Data di inizio e data di fine della partecipazione dell’utente al corso
Costo di iscrizione (secondo quanto definito in Impostazioni → Creazione corso)
Eventuali note
Nel caso di corso personalizzato, è inoltre necessario indicare giorni e orari in cui l’utente svolgerà le lezioni; per i corsi singoli, invece, tali informazioni sono già definite in fase di creazione del corso nelle impostazioni.
Per l’abbonamento è invece necessario inserire esclusivamente le informazioni relative a pagamenti, iscrizione e data di inizio e fine, poiché non è richiesta l’associazione a un corso specifico.
Presenze
In questo tab è disponibile un report delle presenze ai corsi dell’utente. Dopo aver selezionato il corso è possibile visualizzare:
Box riepilogativi che mostrano il totale sull’annualità del corso, di:
presenze;
assenze;
lezioni annullate;
eventuali presenze associate a motivazioni specifiche (ad esempio recupero lezione o prova). Queste presenze sono già comprese nel totale del riquadro “Presenze” (rappresentano dunque un “di cui”).
Grafico a istogramma mensile di numero di presenze, assenze e lezioni annullate.
Tabella riepilogativa giornaliera: riporta il dettaglio delle singole lezioni, indicando:
la data;
lo stato (presente, assente, annullata);
l’eventuale motivazione associata.
Nota
Il grafico a istogramma è esportabile in formato PNG e può essere utilizzato per stampa o condivisione con l’utente.
Gruppi di interesse
Nel tab Gruppi sono visibili i gruppi di interesse associati all’utente.
L’associazione avviene automaticamente quando l’utente viene iscritto a un corso, ma è possibile aggiungere ulteriori gruppi manualmente.
I gruppi di interesse consentono di segmentare gli utenti in base alla disciplina o agli interessi per:
- comunicazioni mirate;
- organizzazione di eventi;
- segmentazione degli utenti.
È necessario creare preventivamente i gruppi di interesse nella sezione Impostazioni > Anagrafica > Gruppi di interesse.
I gruppi creati potranno poi essere selezionati e associati nel campo dedicato all’interno del form di creazione del corso.
Fornitori
La sezione Anagrafiche > Fornitori consente di censire e gestire i fornitori.
Ogni scheda fornitore include:
- dati anagrafici;
- contatti;
- referente.
Per aggiungere un nuovo fornitore, selezionare cliccare “+” in alto a destra. È inoltre possibile modificare i dati di un fornitore esistente oppure archiviarlo e sarà successivamente disponibile nella sezione Utenti > Archivio.
È possibile esportare l’elenco dei fornitori in Excel o PDF.
Archivio
Nella sezione Archivio è possibile visualizzare tutti gli utenti e i fornitori archiviati tramite l’apposita icona dalle rispettive sezioni.
Da questo elenco è possibile:
ripristinare l’utente o il fornitore nell’elenco di origine;
eliminarlo definitivamente dal sistema.
La cancellazione definitiva di un utente o di un fornitore non comporta l’eliminazione dei dati storici già registrati nel sistema.
Tutte le informazioni associate restano conservate ai fini amministrativi e di rendicontazione; tuttavia, l’utente o il fornitore saranno resi anonimi.
Contabilità
Dal menu laterale selezionare Impostazioni > Contabilità.
Prima di procedere con l’inserimento delle entrate e delle uscite, è necessario impostare tutti i valori che verranno successivamente visualizzati nei menu a tendina.
È fondamentale completare tutte le configurazioni descritte in questo capitolo prima di inserire le entrate e le uscite.
Canali finanziari
Per canali finanziari si intendono i contenitori contabili in cui vengono incassati i fondi o da cui vengono effettuati i pagamenti.
I canali finanziari devono essere definiti preventivamente e, per ciascuno, è possibile specificare se deve essere:
utilizzabile solo nelle entrate;
utilizzabile solo nelle uscite;
utilizzabile sia nelle entrate che nelle uscite.
I canali finanziari possono inoltre essere associati ai metodi di pagamento, in modo da suggerire automaticamente la destinazione o l’origine dei fondi in fase di registrazione dei movimenti.
Esempi:
POS: il metodo di pagamento POS ha come canale finanziario di destinazione Banca 1 per le entrate.
Contanti: il metodo di pagamento Contanti ha come canale finanziario:
CASSA come destinazione per le entrate;
CASSA come origine per le uscite.
Metodi di pagamento
Nella sezione Metodi di pagamento è già presente un elenco predefinito di metodi ufficiali, necessario per il corretto funzionamento del sistema.
Tuttavia, è possibile:
aggiungere nuovi metodi di pagamento personalizzati;
nascondere dai menu a tendina i metodi non utilizzati, senza eliminarli.
Per ciascun metodo di pagamento è necessario definire:
se deve essere visualizzato solo nelle entrate, solo nelle uscite o in entrambe;
l’eventuale associazione a uno o più canali finanziari:
di destinazione per le entrate;
di origine per le uscite.
I canali finanziari associati vengono suggeriti automaticamente durante l’inserimento di un’entrata o di un’uscita, pur rimanendo sempre modificabili manualmente.
Per una descrizione dettagliata dei canali finanziari e del loro utilizzo, fare riferimento al precedente paragrafo Canali finanziari (4.1).
Aliquote IVA
In questa sezione è possibile inserire e personalizzare tutte le aliquote generalmente utilizzate.
Per ciascuna aliquota è necessario definire:
il nome che verrà visualizzato nei menu a tendina;
il valore percentuale (%) corrispondente.
Causali
È necessario inserire tutte le causali che si intendono utilizzare per la registrazione delle entrate (e per la generazione delle relative ricevute) e delle uscite.
Le causali vengono:
distinte tra entrate e uscite;
visualizzate e rese selezionabili nelle rispettive sezioni del gestionale.
Per ciascuna causale è inoltre possibile definire uno o più livelli, creando delle sotto-causali utili per una classificazione più dettagliata.
Esempio:
Abbigliamento
Abbigliamento / Felpa
Abbigliamento / Kit completo
Non è necessario inserire le causali relative:
all’iscrizione;
al pagamento delle quote dei corsi o degli abbonamenti,
in quanto queste causali vengono generate automaticamente dal sistema.
Entrate
Dal menu laterale selezionare la voce Entrate.
All’apertura della sezione viene visualizzata una tabella riepilogativa contenente tutte le entrate registrate nel sistema.
Per inserire una nuova entrata, cliccare sul pulsante “+” posizionato in alto a destra.
In fase di inserimento è necessario selezionare la tipologia di entrata, scegliendo tra:
Entrata non commerciale: non soggetta ad IVA, tipica del regime fiscale delle associazioni sportive;
Entrata commerciale: soggetta ad IVA.
La tipologia selezionata determina i campi da compilare e il trattamento fiscale dell’operazione.
Dopo aver selezionato la tipologia, è necessario compilare i dati generali dell’entrata.
Data: il sistema propone automaticamente la data odierna, ma può essere modificata se necessario.
Intestatario dell’entrata: selezionare l’utente a cui intestare l’entrata.
Se l’utente non è presente nell’elenco, è possibile:
cliccare sul pulsante “+” accanto al campo;
effettuare un inserimento rapido tramite una finestra modale (pop-up), compilando:
nome e cognome;
eventuale codice fiscale, email e flaggare se tesserato.
Qualora nome e cognome risultino già presenti nel sistema, viene mostrato un avviso, ma si può comunque procedere con l’inserimento.
Metodo di pagamento e canale finanziario: selezionare il metodo di pagamento; il sistema suggerisce automaticamente il canale finanziario associato, che può comunque essere modificato manualmente (vedi 4.1).
Causale: indicare la causale principale, l’eventuale sotto-livello (vedi 4.4) e un dettaglio descrittivo come nota.
Importo, IVA e sconto: inserire l’importo dell’entrata; nel caso di entrata commerciale, selezionare l’aliquota IVA applicabile; è inoltre possibile indicare un eventuale sconto, espresso come valore assoluto (e non percentuale).
Competenza temporale: indicare il mese di competenza dell’entrata; è possibile utilizzare il mese corrente, suddividere l’importo su più mesi oppure definire un multiperiodo specificando l’intervallo temporale.
Inserimento di più causali: all’interno della stessa entrata è possibile aggiungere più causali, ciascuna con importi distinti.
Al termine dell’inserimento è necessario selezionare Inserisci nel caso di entrata commerciale, oppure Inserisci e genera ricevuta nel caso di entrata non commerciale.
Per le entrate non commerciali viene generata una ricevuta valida ai fini fiscali, che viene inviata automaticamente via email all’utente ed è consultabile nella sezione Ricevute (vedi 4.7).
Nel caso di entrate commerciali, invece, l’operazione viene registrata nel sistema senza la generazione automatica della ricevuta.
Non è possibile registrare i pagamenti relativi ai corsi o agli abbonamenti (iscrizioni o quote) dalla sezione Entrate, in quanto vengono gestiti esclusivamente all’interno della sezione dedicata ai Corsi (vedi 5.8).
Corrispettivo fiscale giornaliero
Per le entrate commerciali è disponibile il flag Corrispettivo fiscale.
Questa funzione consente di registrare gli importi della chiusura cassa giornaliera.
Per utilizzarlo è necessario configurare preventivamente:
- i metodi di pagamento (ad esempio contanti, POS) in Impostazioni > Contabilità > Metodi di pagamento > (nuovo o modifica) flag su Utilizza per corrispettivo fiscale;
- una causale in Impostazioni > Contabilità > Causali > (nuovo o modifica) flag su Utilizza per corrispettivo fiscale;
- un utente generico a cui poter associare l’entrata. Si consiglia di creare l’utente direttamente dal pulsante “+” presente accanto al campo Utente all’interno del form di inserimento dell’entrata, così da evitare la compilazione dei campi obbligatori relativi ai dati anagrafici.
Gli importi inseriti come corrispettivo fiscale:
- non vengono sommati all’elenco delle entrate, per evitare la duplicazione degli importi già registrati come entrate commerciali di dettaglio;
- vengono inseriti e sommati in Prima nota, poiché non vengono riportate le singole entrate commerciali (vedi 4.11).
Ricevute
Dal menu laterale selezionare la voce Contabilità > Ricevute.
La sezione mostra l’elenco completo di tutte le ricevute emesse dal sistema.
Accedendo al dettaglio di una singola ricevuta è possibile:
visualizzarla;
stamparla;
inviarla nuovamente via email all’utente intestatario;
annullarla.
L’annullamento di una ricevuta comporta automaticamente:
l’annullamento della ricevuta stessa;
l’annullamento della relativa entrata;
l’invio di una email di notifica all’utente con la ricevuta annullata in PDF.
Dall’elenco delle ricevute è possibile:
esportare massivamente tutte le ricevute in un unico file ZIP;
stampare l’elenco;
esportare in Excel l’elenco delle ricevute;
applicare filtri avanzati per effettuare ricerche mirate, in particolare in base a:
periodo di emissione;
utente intestatario;
stato della ricevuta (attiva o annullata).
Uscite
Dal menu laterale selezionare la voce Contabilità > Uscite.
All’apertura viene visualizzata una tabella riepilogativa contenente tutte le uscite inserite nel sistema.
Per inserire una nuova uscita, selezionare il pulsante “+” posizionato in alto a destra.
In fase di inserimento è necessario selezionare la tipologia di uscita, scegliendo tra:
Uscita non commerciale
Uscita commerciale
La tipologia selezionata determina i campi da compilare e il trattamento contabile dell’operazione.
Per entrambe le tipologie devono essere compilati i seguenti campi:
Numero documento
per le uscite commerciali è disponibile il campo Numero fattura, in cui inserire il riferimento del documento pagato.
per le uscite non commerciali il numero non è richiesto: il sistema assegna automaticamente un codice progressivo.
Data dell’uscita: il sistema propone automaticamente la data odierna, che può essere modificata.
Data di pagamento effettiva: indica la data in cui l’uscita è stata effettivamente pagata; anche in questo caso viene proposta la data odierna, modificabile.
Fornitore: selezionare il fornitore a cui è stato effettuato il pagamento.
Metodo di pagamento: indicare il metodo utilizzato per il pagamento.
Canale di origine: indica il canale finanziario da cui sono usciti i fondi (ad esempio cassa o banca).
Allegati: è possibile inserire una ricevuta, uno scontrino o una fattura.
Importo: per un’uscita non commerciale deve essere indicato l’importo totale; per un’uscita commerciale va indicato l’imponibile e il sistema calcola automaticamente l’importo totale applicando l’aliquota IVA selezionata.
Competenza temporale: è necessario indicare il mese di competenza. Il sistema consente di utilizzare il mese corrente o modificarlo, suddividere l’importo su più mesi o impostare un multiperiodo.
Inoltre è possibile aggiungere più causali all’interno della stessa uscita.
Nel caso in cui una fattura venga inserita ma non sia ancora stata pagata, è possibile lasciare vuoto il campo “Data di pagamento”. In questo caso, nell’elenco delle uscite l’operazione risulterà con stato “Da pagare”.
Una volta effettuato il pagamento, è possibile inserire successivamente la data di pagamento effettiva; in questo modo l’uscita viene automaticamente contrassegnata come “Pagata”.
Importazione delle fatture XML
Dall’elenco delle uscite, selezionare il pulsante Importa in alto a destra.
Si apre una modale (pop-up)di importazione che consente di caricare fatture elettroniche in formato XML.
Per procedere è necessario:
- selezionare una causale;
- caricare uno o più file XML (fino a 20 file contemporaneamente).
Tutte le fatture importate in una singola operazione vengono associate alla stessa causale. È quindi consigliato effettuare l’importazione per causali omogenee.
Una volta avviata l’importazione, il sistema:
- elabora i file;
- restituisce un riepilogo con:
- fatture importate correttamente;
- fatture già presenti ed eventualmente aggiornate;
- fatture non importate per presenza di errori.
Se, durante l’importazione, il fornitore non è presente nell’anagrafica il sistema crea automaticamente il fornitore, utilizzando i dati disponibili nella fattura (ragione sociale, partita IVA, ecc.).
Movimento finanziario
Nel menu laterale, all’interno della sezione Contabilità, è disponibile una sezione dedicata ai Movimenti finanziari.
Questa funzionalità consente di registrare movimenti interni di trasferimento fondi (ad esempio giroconti tra cassa e banca), che non costituiscono né un’entrata né un’uscita ai fini contabili.
Accedendo alla sezione, è possibile inserire un nuovo movimento, compilando i seguenti campi:
Data dell’operazione: il sistema propone di default la data odierna, modificabile.
Origine: indica il canale finanziario da cui escono i fondi (ad esempio Cassa o Banca 1).
Destinazione: indica il canale finanziario in cui vengono trasferiti i fondi (ad esempio Banca 2 o Banca 3).
Importo: l’importo del movimento.
Causale: è sempre valorizzata automaticamente con “Movimento finanziario” e non è modificabile.
Nota: campo facoltativo per eventuali annotazioni.
Salvataggio e inserimento:
non viene registrato come entrata o uscita;
- viene invece registrato in Prima Nota, dove genera automaticamente:
- una riga di uscita dal canale di origine;
una riga di entrata nel canale di destinazione.
In questo modo il trasferimento viene correttamente tracciato a livello contabile, senza alterare i totali delle sezioni Entrata e Uscita.
Prima nota
La Prima nota è il documento riepilogativo utilizzato per:
- il controllo interno dei movimenti contabili;
- la trasmissione dei dati al commercialista.
Dal menu laterale, selezionare Contabilità > Prima nota.
Si accede a una schermata composta da una tabella riepilogativa che include tutti i movimenti rilevanti ai fini contabili, in cui vengono visualizzati:
- entrate non commerciali;
- corrispettivi fiscali giornalieri;
- movimenti finanziari;
- uscite, sia commerciali che non commerciali.
Le singole entrate commerciali non vengono riportate in Prima nota, poiché già riepilogate tramite il corrispettivo fiscale giornaliero. Questo evita duplicazioni degli importi.
È possibile:
- effettuare ricerche tramite i filtri;
- stamparla;
- esportarla in Excel.
Per visualizzare periodi di tempo più ampi rispetto a quelli proposti nei filtri rapidi (ad esempio: oggi, mese corrente; mese precedente; ultimo trimestre), è possibile utilizzare il pulsante Esporta > Excel:
- l’utente seleziona un periodo personalizzato più esteso;
- il sistema avvia l’elaborazione in background;
- il file Excel viene inviato direttamente via email.
Corsi e abbonamenti
Dal menu laterale selezionare Impostazioni > Corsi.
Prima di procedere con la creazione dei corsi veri e propri, è necessario impostare tutti i valori che verranno successivamente visualizzati nei menu a tendina (select) durante la creazione e l’associazione dei corsi agli utenti, come ad esempio livelli, frequenze e modalità di pagamento.
È fondamentale completare tutte le configurazioni descritte in questo capitolo prima di creare i corsi e prima di associarli agli utenti.
Livelli dei corsi
Questa sezione permette di definire i livelli dei corsi gestiti dal centro, che saranno poi selezionabili in fase di creazione dei corsi e di associazione all’utente.
Esempi di livelli:
agonistico / non agonistico
principiante / intermedio / avanzato
Frequenza dei corsi
La frequenza definisce quante volte a settimana si svolge un corso.
Anche questi valori verranno mostrati come opzioni selezionabili durante la creazione e l’associazione del corso all’utente.
Esempi:
monosettimanale
bisettimanale
trisettimanale
Frequenza di pagamento
In questa sezione è possibile definire le modalità di pagamento che si intendono offrire agli utenti.
È necessario indicare:
il nome della modalità (ad esempio mensile, trimestrale, annuale, stagionale, entrata singola);
il numero di mesi a cui corrisponde.
Le frequenze di pagamento configurate saranno poi selezionabili sia nei corsi sia negli abbonamenti.
Corsi
Accedendo alla voce Corsi viene visualizzato l’elenco dei corsi già presenti nel sistema.
È possibile duplicare un corso già esistente (modificando le date), modificare o eliminare un corso e esportare l’elenco dei corsi in formato Excel o PDF.
Per crearne uno nuovo, selezionare il pulsante “+”.
Per prima cosa è necessario scegliere la tipologia di corso: singolo o personalizzato.
Corso singolo
Il corso singolo è una tipologia di corso standard, caratterizzata da giorni e orari prestabiliti, uguali per tutti gli utenti iscritti.
Durante la creazione devono essere indicati:
- nome del corso;
- frequenza;
- livello;
- data di inizio e data di fine;
- numero massimo di partecipanti;
- istruttore (utente con ruolo di collaboratore sportivo);
- gruppo di interesse associato;
- anno di erogazione;
- prezzo di iscrizione;
- frequenza di pagamento offerta con i relativi importi (è possibile aggiungere o rimuovere elementi cliccando rispettivamente sui pulsanti “+” e “–”);
- giorni e orari di svolgimento del corso (è possibile aggiungere o rimuovere elementi cliccando rispettivamente sui pulsanti “+” e “–”).
Corso personalizzato
Il corso personalizzato è pensato per attività individuali o su misura (ad esempio lezioni singole).
I campi da compilare sono gli stessi del corso singolo, con una differenza fondamentale: giorni e orari non vengono definiti in questa fase, ma saranno indicati al momento dell’associazione del corso all’utente.
Abbonamenti
In Impostazioni > Abbonamenti è possibile creare le diverse tipologie di abbonamento offerte, come ad esempio un abbonamento open o tutto incluso.
Per ciascun abbonamento devono essere definiti:
- nome dell’abbonamento;
- prezzo di iscrizione;
- frequenza di pagamento offerta con i relativi importi (è possibile aggiungere o rimuovere elementi cliccando rispettivamente sui pulsanti “+” e “–”).
I valori inseriti verranno suggeriti automaticamente in fase di assegnazione all’utente.
Gestione dei pagamenti di corsi e abbonamenti
Dal menu laterale selezionare Corsi e scegliere tra:
- corsi singoli;
- corsi personalizzati;
- abbonamenti.
Entrando nel dettaglio di un corso o di un abbonamento è possibile visualizzare:
- elenco degli iscritti;
- stato del certificato medico;
- stato dei pagamenti.
Cliccando sulla freccia corrispondente all’utente è possibile:
- consultare i pagamenti effettuati;
- individuare eventuali pagamenti mancanti;
- inserire nuovi pagamenti.
È possibile sospendere i pagamenti dei corsi associati a un utente, in modo che le relative mensilità non vengano considerate come importi “da incassare” nei report.
Per sospendere una o più mensilità, è necessario selezionare le mensilità interessate e cliccare sull’icona “Sospendi / riattiva tutto”, che compare in alto a destra.
Per riattivare una mensilità precedentemente sospesa, è sufficiente effettuare la stessa operazione, selezionando le mensilità e utilizzando nuovamente l’icona “Sospendi / riattiva tutto”.
Inserire il pagamento di una quota del corso o dell'abbonamento
Per inserire un pagamento è necessario cliccare sull’icona “Crea entrata”. Il sistema precompila tutti i campi ed è necessario indicare soltanto il metodo di pagamento. Tuttavia, è possibile modificare l’importo, inserire uno sconto o cambiare la competenza prima della conferma.
Una volta completato l’inserimento, è necessario cliccare su “Inserisci e genera ricevuta”.
Con questa operazione:
viene registrata l’entrata nel sistema;
viene generata la ricevuta, consultabile nella sezione dedicata (vedi 4.7);
una copia della ricevuta viene inviata via email all’utente.
È possibile effettuare pagamenti multipli (ad esempio più quote o iscrizione + quota) selezionandoli e cliccando sul bottone “Crea tutte le entrate” che appare in alto a destra.
Nel caso in cui l’utente sia minorenne, è necessario indicare un genitore come destinatario della ricevuta.
Il genitore deve essere precedentemente inserito nel form di inserimento dell’utente, all’interno della sezione Anagrafica e deve essere associato a un indirizzo email valido (vedi 1).
Modificare la tipologia di frequenza di pagamento dell'utente
Per modificare la previsione dei pagamenti dovuti da un utente, è possibile:
eliminare un pagamento dovuto;
eliminare tutti i pagamenti in un’unica operazione, selezionandoli e cliccando sul pulsante “Elimina tutto”, che appare in alto a destra.
Una volta rimossi i pagamenti esistenti, è necessario cliccare sul pulsante “+” in alto a destra per inserire le nuove modalità di pagamento.
Si aprirà un pop-up di inserimento, all’interno del quale devono essere definiti i seguenti campi:
Pagamenti: selezionare la tipologia di pagamento tra quelle precedentemente definite in Impostazioni (ad esempio mensile, trimestrale, annuale).
Prezzo: il prezzo viene precompilato automaticamente in base alla tipologia di pagamento selezionata, ma può comunque essere modificato.
Scadenza: indica la data entro la quale è previsto che l’utente effettui il pagamento.
Mesi: devono essere selezionati i mesi a cui il pagamento si riferisce:
nel caso di pagamento mensile, la selezione riguarda un singolo mese;
nel caso di pagamento trimestrale, devono essere selezionati almeno tre mesi;
analogamente, per le altre tipologie, il numero di mesi deve essere coerente con la frequenza scelta.
Terminato l’inserimento e chiuso il pop-up, saranno visibili le nuove quote dovute dall’utente.
Presenze
Calendario delle lezioni
Dal menu laterale, selezionando la voce Presenze, è possibile accedere alla sezione Calendario.
In questa sezione vengono visualizzati gli slot di tutti i corsi creati e associati agli utenti.
Il calendario può essere consultato in diverse modalità di visualizzazione:
giorno;
settimana;
mese.
Tramite l’icona Impostazioni (ingranaggio) è possibile assegnare colori differenti ai singoli corsi, per facilitarne l’identificazione.
Inoltre, è possibile aggiungere lezioni o attività extra che non fanno parte di corsi esistenti e non sono collegate ad alcun corso, utilizzando il pulsante “+” posizionato in alto a destra.
Registrare le presenze degli utenti ai corsi
Cliccando su uno slot del calendario si accede al Modulo Presenze, che mostra l’elenco di tutti gli utenti associati al corso.
Gli istruttori possono registrare le presenze selezionando (flaggando) gli utenti presenti e salvando. Gli utenti non selezionati risulteranno assenti.
Al salvataggio è possibile indicare:
- campo o sala;
- eventuali istruttori aggiuntivi;
- note facoltative.
È possibile aggiungere utenti non iscritti al corso che, per esigenze specifiche, partecipano solo a quella singola lezione.
Per farlo, è necessario cliccare sul pulsante Aggiungi utente, posizionato in basso a sinistra nel modulo Presenze. Si aprirà un pop-up che consente di scegliere tra due modalità:
Selezione di un utente già presente nel gestionale, scegliendolo dall’elenco degli utenti registrati;
Inserimento di un nuovo utente, compilando i dati essenziali.
Se il nome e cognome inseriti risultano già presenti nell’elenco utenti, il sistema lo segnala, senza tuttavia impedirne l’aggiunta.
Nel caso di utenti già presenti nel gestionale, è necessario:
indicare la motivazione della partecipazione alla lezione.
Le motivazioni selezionabili devono essere preventivamente configurate in Impostazioni > Corsi > Motivazioni (ad esempio recupero o prova);se l’utente è già iscritto a un corso, selezionare il corso di riferimento a cui attribuire la presenza della lezione.
La presenza verrà così correttamente conteggiata e sarà visibile nel report presenze dell’utente (vedi 1.4).
Annullare una lezione
Se una lezione non viene svolta, deve essere annullata per evitare che tutti gli utenti vengano registrati come “assenti”.
L’annullamento di una lezione può avvenire in due modalità, a seconda dei casi:
- Totale: cliccando sullo slot della lezione nel calendario, è disponibile il pulsante “Annulla lezione”.Questa azione annulla la lezione in modo massivo per tutti gli utenti associati. Durante l’operazione viene richiesto di selezionare la motivazione dell’annullamento (ad esempio maltempo, manutenzione, indisponibilità della struttura).
- Parziale: accedendo al Modulo Presenze (cliccando quindi sullo slot del calendario e successivamente su Presenze), è possibile annullare la lezione solo per alcuni utenti.
In questo caso è necessario:selezionare, tramite la checkbox presente nella prima colonna dell’elenco, gli utenti per cui la lezione deve essere annullata;
cliccare sul pulsante “Annulla lezione per utenti selezionati”, posizionato in basso a sinistra.
Anche per l’annullamento parziale è richiesto di indicare la motivazione.
Questa modalità è utile, ad esempio, quando alcuni utenti svolgono la lezione in un’area outdoor soggetta a maltempo, mentre altri utilizzano una struttura indoor.
Le motivazioni selezionabili devono essere preventivamente configurate in Impostazioni > Corsi > Motivazioni (ad esempio recupero o maltempo).
Report Presenze
La sezione Presenze > Report consente di analizzare le presenze giornaliere, organizzate per corso e orario.
Sono disponibili filtri avanzati per data, corso, istruttore, campo o sala.
Alert Assenze
In questa sezione vengono visualizzati gli utenti che hanno registrato più di due assenze consecutive a un corso a cui risultano iscritti.
In particolare:
quando un utente risulta assente per la seconda lezione consecutiva, viene inserito automaticamente nell’elenco;
se alla lezione successiva l’utente risulta presente, viene automaticamente rimosso dall’elenco;
se invece l’utente continua a risultare assente, rimane nell’elenco fino a una nuova presenza.
Questa funzionalità consente di monitorare in modo costante la partecipazione ai corsi e di individuare tempestivamente situazioni di mancata frequenza.
In questo modo è possibile:
comprendere le motivazioni delle assenze;
contattare l’utente se necessario;
sospendere il corso per gli utenti non più attivi;
mantenere report prospettici sempre aggiornati e corretti, anche in termini di previsione degli incassi.